职场人几分钟就能学会的番茄工作法,千万不要输在时间管理上

互联网时代,似乎产生了一种“注意力经济”,大部分人会将很多时间放在游戏、微博、短视频等娱乐形式中,这些做法极大地抓取了我们的注意力,不知不觉中耗费了大量的时间。在工作中也是同样地,本来自己打算写一份策划案,但是一会儿我们要开会,一会儿领导叫送下资料,一会儿要接待客户。然而,一串事下来,快一天了,策划案却还没写完。时间,就在这些繁杂、琐碎的时间中一去不复返。以下是有效的时间管理法——番茄工作法,帮你摆脱繁杂的工作,做事有理有序。

番茄工作法是在1992年便诞生了,由当时还是大学生的弗朗西斯科·西里洛在无意间创立,后来发展为一套极其高效、有用的工作方法,在全球风靡,为很多人所使用,帮助大家消灭了拖延症、注意力不集中等问题。
番茄工作法一共分为3个部分:分别是工作、记录、计划
A 工作部分,需遵循3个原则:
(1)选择最重要、最紧急的事作为当前要完成的事。具体操作为:将自己要做的工作按重要程度和紧急程度进行排序,最后优先做重要且紧急的事项。
(2)可将工作时间设定为25分钟。25分钟被称作一个番茄钟,在这25分钟内完成一份任务。25分钟的时间不长不短,其好处在于:一是可以避免看不到目标和终点的无助与慌张;二是可以有效抑制拖延,因为越是复杂、用时长的任务,人们越会拖延。当然,可根据实际情况设定番茄钟,并非一定是25分钟。
(3)25分钟后,设置5分钟的休息时间。5分钟的时间必须要拿去休息,可以喝杯水、眯眼一会儿。这样做的目的在于保证番茄钟使用的完整性以及任务的完成。
B记录部分,需遵循3个原则:
(1)记录任务完成情况。即在完成某项工作任务后,要及时抽时间统计一下使用了多少个番茄钟,对自己的工作时间把控做到心中有数。
(2)记录临时安排的任务。分为2种情况:外部领导或同事安排的任务、自我的任务。当自己正在完成某项工作时,如遇到临时安排的任务,没有必要立马停下自己手中正在做的事,可以先花几秒的时间将其记录下来。例如:同事叫你帮忙汇总一批数据,你可以给同事说:稍等下,你等15分钟,让我把手中这点事做完。你要做的就是在这点时间内记录下来这件事,保持不要打断自己的节奏。况且,15分钟并不久,同事也可以等。再者,也不会让自己心中烦躁于自己的事又被打断了。
(3)记录工作时的打断情况。同样花几秒时间记录一下谁打断了你的工作、是什么事情打断了你的工作。
C计划部分:需遵循3个原则:
(1)收集任务,列为待办事项。具体操作:在开始一天的工作之前,把待办事项列出来,其中包括之前的临时任务、未完成任务等,并做紧急性和重要性排序;然后在每项任务之后画一个方框。之后则设置番茄钟,一项一项地完成,并且完成后再后面的方框内打勾。
(2)拆解复杂的任务。如果一项任务的完成需要超过7-8个番茄钟的时间,那么这项任务是复杂的。这时,需要进行工作任务的拆解。例如说,大学生毕业论文的撰写,这个任务需要花费几个月的时间,是一项大任务,用较少的番茄钟是不可能完成的。所以要拆解为几个阶段:论文选题、前期调研、搭建大纲、开题报告、初稿修改、二稿修改、毕业答辩。那么各个阶段再设置番茄钟,就要简单得多。
(3)分析中断问题。一段时间下来,要进行简单的统计和复盘,分析自己没有完成任务的原因在哪里,分析自己在什么时间段容易被其他人或其他工作打断,你会发现呈现一定的规律。然后要做的就是,在之后的工作中尽量避免出现这样的情况,或者将这段时间预留下来专门处理那些事。

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